Fluxo financeiro
Como receitas e despesas surgem, são pagas e impactam os indicadores da clínica, com foco nas automações disparadas pela agenda e pelos pacotes.
A maioria das receitas da clínica nasce sem você precisar lançar nada manualmente: o Oluma cria as transações a partir dos agendamentos e dos pacotes vendidos. Este fluxo descreve a vida de uma transação, do momento em que aparece no Financeiro até virar saldo realizado da clínica.
As três origens de uma transação
Toda transação no Oluma vem de uma destas três fontes:
| Origem | Como aparece | Quem cria |
|---|---|---|
| Agendamento com serviço avulso | 1 receita pendente, vencendo na data do agendamento | Automático |
| Compra de pacote ou plano | 1 receita (à vista) ou N parcelas (parcelado) | Automático |
| Lançamento manual | Receita ou despesa que você cria diretamente | Você |
Detalhes em Automações financeiras e Transações.
1. Nascimento da transação
A partir de um agendamento
Quando você cria um agendamento e seleciona um serviço avulso no campo Serviço ou pacote, o Oluma cria imediatamente uma receita pendente:
- Descrição: nome do serviço.
- Valor: preço padrão do serviço (fixado no momento da criação).
- Vencimento: data do agendamento.
- Cliente: o cliente do agendamento.
- Categoria: a categoria padrão do serviço (se configurada).
Veja Vincular serviço ou pacote para entender quando essa automação dispara.
A receita é criada na criação do agendamento, não na conclusão. Isso permite ver previsões financeiras antes mesmo dos atendimentos acontecerem.
A partir de uma compra de pacote
Ao criar um pacote pela Aba Pacotes:
- À vista: 1 receita com o valor total. Status Pendente ou Pago, conforme você escolher.
- Parcelado: N receitas pendentes, uma por parcela, com vencimentos mensais sequenciais e numeração "(1/N)" na descrição. Veja Parcelas.
Todas ficam vinculadas ao pacote — você vê o nome do pacote na coluna correspondente da lista de transações.
Lançamento manual
Para tudo que não vem de agendamento ou pacote (aluguel, conta de luz, taxas, vendas extras), use Nova receita ou Nova despesa no Financeiro. Veja Transações.
2. Acompanhamento e cobrança
Enquanto a transação está Pendente, ela aparece em três lugares:
- Lista geral de Financeiro, com os filtros que você aplicar.
- Aba Financeiro do cadastro do cliente (se houver cliente vinculado).
- Cards de resumo no topo do Financeiro, somando ao "pendente" das receitas.
Quando o vencimento passa e a transação ainda está Pendente, ela ganha o destaque visual Vencida automaticamente — o status oficial continua Pendente, e o aviso "vencida" aparece em tempo real até o pagamento ser registrado ou a data de vencimento ser alterada. Veja Status e etiquetas.
O Dashboard mostra um card de "Pagamentos em atraso" com a quantidade e o valor total de receitas vencidas. Use isso como ponto de partida diário para cobranças. Veja Dashboard.
3. Recebimento
Quando o cliente paga, você abre a transação e clica em Registrar pagamento. Veja Registrar pagamento.
Você informa:
- Data de pagamento (padrão: hoje).
- Forma de pagamento (Pix, dinheiro, cartão etc. — vem do cadastro de formas).
- Conta financeira onde o valor entra (conta padrão vem pré-selecionada).
A transação muda para Pago e passa a contar no Saldo realizado dos cards de resumo. O saldo da conta financeira escolhida sobe pelo valor.
Pagamento por engano
Se registrou pagamento errado, edite a transação e mude o status de Pago para Pendente. A data e os campos de pagamento são limpos, e o valor sai do saldo realizado.
4. Reversões disparadas pela agenda
Mudanças no agendamento podem refletir no financeiro automaticamente. Esta é a parte que mais surpreende quem está começando — vale ter em mente:
| Ação no agendamento | Transações pendentes vinculadas | Transações pagas |
|---|---|---|
| Cancelar | Removidas automaticamente | Mantidas no histórico |
| Marcar Faltou | Mantidas (decisão sua cobrar) | Mantidas |
| Reagendar | Removidas no original; nova criada no novo agendamento | Transferidas para o novo agendamento |
| Excluir | Removidas | Mantidas |
| Reverter cancelamento | Recriadas se houver serviço vinculado | — |
Veja Reagendar e cancelar e Status do agendamento para o detalhe.
5. Reversões disparadas pelo pacote
Mudanças no pacote também repercutem no financeiro:
| Ação no pacote | Transações pendentes vinculadas | Transações pagas |
|---|---|---|
| Cancelar pacote | Canceladas automaticamente (todas as parcelas pendentes) | Mantidas no histórico |
| Concluir (esgotar sessões) | — | — |
| Expirar (data limite) | — | — |
O cancelamento não estorna pagamentos. Se você combinou reembolso, lance uma despesa manual com o valor combinado.
Veja Ciclo de vida do pacote.
Visão consolidada: cards de resumo
Os cards no topo do Financeiro consolidam tudo:
- Receitas: total previsto no período + quanto já foi recebido.
- Despesas: total previsto no período + quanto já foi pago.
- Saldo realizado: o que efetivamente entrou menos o que efetivamente saiu (só transações Pagas).
- Saldo projetado: receitas totais menos despesas totais (incluindo pendentes). Mostra o resultado esperado se tudo for pago.
Os cards ignoram filtros de tipo, status, categoria e cliente — refletem o período selecionado por inteiro. Isso permite filtrar a lista sem perder o panorama.
Exemplo: rotina financeira de uma semana
Segunda
- Maria comprou um pacote de 10 sessões em 3x. Você criou pela Aba Pacotes. O Oluma criou 3 receitas pendentes vencendo em 3 meses sequenciais.
- João agendou 2 sessões de fisioterapia com serviço avulso (R$ 150 cada). Duas receitas pendentes criadas, vencendo nos dias dos atendimentos.
Quarta
- João veio para o atendimento e pagou em Pix na hora. Você marcou o agendamento como Realizado e abriu a receita correspondente para Registrar pagamento.
- A Maria cancelou o agendamento de quinta. Como o agendamento dela estava vinculado ao pacote (sem serviço avulso), nada mudou no financeiro — o pagamento do pacote já estava previsto nas parcelas.
Sexta
- A 1ª parcela do pacote da Maria venceu. O sistema marcou a transação como Vencida (visualmente). Você ligou para a Maria, recebeu o Pix e registrou o pagamento.
- Pagou a conta de luz da clínica: R$ 380. Lançou como despesa manual paga, na conta corrente.
No fim da semana
- O card Saldo realizado somou: R$ 150 (Pix do João) + R$ 400 (1ª parcela da Maria) − R$ 380 (luz) = R$ 170.
- O card Saldo projetado somou tudo, incluindo a 2ª receita do João ainda pendente e as parcelas futuras da Maria.