Status do agendamento

Todo agendamento no Oluma tem um status que indica em qual etapa ele está. As transições entre status seguem regras definidas — nem toda mudança é permitida. Entender esse fluxo ajuda a manter a agenda organizada e as informações financeiras corretas.

Os seis status

Status	Cor	Significado
Agendado	Azul	O agendamento foi criado, mas ainda não foi confirmado pelo cliente.
Confirmado	Verde	O cliente confirmou presença — por contato com você, ou pelo botão do lembrete de WhatsApp.
Realizado	Cinza	O atendimento aconteceu.
Faltou	Âmbar	O cliente não compareceu.
Cancelado	Vermelho	O agendamento foi cancelado.
Reagendado	Roxo	O agendamento foi remarcado para outra data. Existe um novo agendamento substituto.

Para detalhes visuais sobre as cores, veja Status e etiquetas.

Transições permitidas

Nem toda troca de status é possível. O diagrama abaixo mostra as transições válidas:

De	Para
Agendado	Confirmado, Realizado, Faltou, Cancelado
Confirmado	Agendado, Realizado, Faltou, Cancelado
Realizado	Agendado (somente se não houver registro clínico)
Faltou	Agendado
Cancelado	Agendado
Reagendado	Nenhum (status terminal)

Regras importantes

Reagendado é irreversível. Quando você reagenda um agendamento, o original recebe o status Reagendado e um novo agendamento é criado. O original não pode voltar a nenhum status — ele serve como histórico da data anterior.

Realizado só pode ser revertido se não houver prontuário. Se você marcou um agendamento como Realizado e depois percebeu que foi um erro, pode voltar para Agendado — mas somente se ainda não tiver criado um registro clínico (avaliação ou evolução) para aquele atendimento. Se houver registro, a reversão é bloqueada.

Reverter um agendamento de Realizado para Agendado também desfaz o abatimento de sessão do pacote, se houve. A sessão que foi descontada volta ao pacote do cliente.

Marcar como Realizado

Quando você marca um agendamento como Realizado, o Oluma pode executar ações automáticas:

Se o agendamento está vinculado a um pacote de sessões: o sistema desconta uma sessão automaticamente. Quando todas as sessões são usadas, o pacote muda para o status Concluído. Veja Pacotes de sessões para mais detalhes.
Se o agendamento está vinculado a um plano por período: o agendamento é marcado como Realizado sem descontar sessão, pois o plano é baseado em tempo, não em quantidade.
Se o agendamento não está vinculado a nada: o sistema procura automaticamente o pacote ativo mais antigo do cliente que ainda tenha sessões disponíveis (regra FIFO) e desconta uma sessão dele. Veja detalhes em Abatimento automático.

Cancelar um agendamento

Ao marcar um agendamento como Cancelado:

As transações financeiras pendentes vinculadas a ele são automaticamente removidas. Você não precisa excluí-las manualmente.
Transações que já foram pagas são preservadas — o pagamento já foi recebido e fica no histórico.

Se depois você reverter o cancelamento (voltando para Agendado) e o agendamento tiver um serviço vinculado, o sistema recria a transação financeira pendente automaticamente.

Marcar como Faltou

O status Faltou (no-show) indica que o cliente não compareceu. Diferente do cancelamento:

Não remove transações financeiras automaticamente (a cobrança de falta fica a seu critério).
Pode ser revertido para Agendado a qualquer momento.

Agendamentos com data futura

Você só consegue marcar um agendamento como Realizado ou Faltou depois que a data dele chega. Enquanto o agendamento está no futuro, esses botões aparecem desabilitados.

Ao tentar marcar como Realizado, o Oluma avisa: "Não é possível marcar agendamentos futuros como realizado."
Ao tentar marcar como Faltou: "Não é possível marcar agendamentos futuros como falta."

Agendamentos de hoje podem ser marcados normalmente, mesmo que o horário ainda não tenha passado — útil, por exemplo, para registrar uma falta antecipada no próprio dia.

A mesma regra vale para o prontuário: não dá para criar a avaliação ou evolução de um atendimento que ainda não aconteceu. Veja Criar registro de atendimento.

Como alterar o status

Há três formas:

Pelo menu rápido da agenda: clique no cartão do agendamento na agenda. Os botões de ação (Confirmar, Realizado, Faltou, Cancelar) aparecem diretamente.
Pelo painel de detalhes: clique no cartão e depois em detalhes para ver todas as opções e informações do agendamento.
Pelo próprio cliente, pelo WhatsApp: se a sua clínica tem o WhatsApp habilitado, o cliente pode confirmar presença — ou pedir o cancelamento — pelos botões do lembrete que recebe. O status muda sozinho, e o detalhe do agendamento registra que a mudança veio dele.

Os botões de transição de status só aparecem se você tem permissão de edição da agenda. Se não aparecerem, peça ao proprietário para verificar suas permissões.

Quando a mudança vem do cliente

Nas mudanças feitas pelo cliente pelo WhatsApp, o menu rápido e o painel de detalhes ganham uma linha com a origem e o momento — por exemplo, "Confirmado pelo paciente via WhatsApp em 26/07 às 09:14". Mudanças feitas por você ou pela secretária não têm essa linha, então é sempre possível distinguir as duas. Veja O que o cliente pode fazer.

Veja também

Fluxo de agendamento — passo a passo do agendamento até o registro clínico, com as automações em cada etapa.
Fluxo financeiro — como mudanças de status do agendamento refletem nas transações.

Perguntas frequentes

Posso excluir um agendamento em vez de cancelar? Sim, mas a exclusão só é possível se não houver registros clínicos vinculados. Se houver, use o cancelamento. Veja Reagendar e cancelar.
Por que o botão "Realizado" não aparece para mim? Provavelmente seu perfil não tem permissão de edição na agenda. Fale com o proprietário da clínica.
O que acontece ao criar um registro clínico para um agendamento Agendado ou Confirmado? O sistema marca automaticamente o agendamento como Realizado ao salvar o registro, incluindo o abatimento de sessão. Veja Criar registro de atendimento.

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