Fluxo de agendamento
Do agendamento criado até o registro clínico do atendimento, com todas as automações que acontecem entre uma etapa e outra.
Todo atendimento no Oluma percorre o mesmo caminho: você cria um agendamento, o cliente comparece, você marca como realizado e (opcionalmente) cria o registro clínico. Em cada uma dessas etapas o sistema dispara automações para manter agenda, pacotes e financeiro alinhados.
Visão geral do fluxo
| Etapa | Quem faz | O que o Oluma faz em paralelo |
|---|---|---|
| 1. Criar agendamento | Você ou a secretária | Valida horário e conflitos. Cria transação se houver serviço avulso. |
| 2. Confirmar (opcional) | Você ou a secretária | Apenas atualiza o status para Confirmado. |
| 3. Realizar o atendimento | Você | Aplica abatimento de sessão (FIFO), se aplicável. |
| 4. Criar registro clínico | Você | Marca o agendamento como Realizado se ainda não estiver. |
1. Criar o agendamento
O ponto de partida é o formulário de agendamento, aberto pela Agenda ou pelo botão Novo agendamento. Veja Criar agendamento para o passo a passo completo.
No momento em que você salva, o Oluma:
- Valida horário, dia de atendimento e conflitos com outros agendamentos do profissional.
- Cria o agendamento com status Agendado (azul).
- Decide o que fazer com o financeiro com base no campo Serviço ou pacote:
Veja Vincular serviço ou pacote para entender quando usar cada opção.
Recorrência
Se você ativar Agendamento recorrente, o sistema gera todos os agendamentos da série de uma vez e os mantém vinculados em uma série. Cada agendamento continua sendo uma instância individual para fins de status — cancelar um não muda o status dos outros. Mas você pode editar ou excluir vários de uma vez, escolhendo o escopo "apenas este" ou "este e os próximos". Veja Editar agendamentos recorrentes. Se houver serviço avulso vinculado, cada agendamento ganha sua própria transação financeira.
2. Confirmar (opcional)
Antes do dia do atendimento, você ou a secretária pode entrar em contato com o cliente e confirmar a presença. Pelo menu rápido do agendamento, basta clicar em Confirmar — o status passa para Confirmado (verde).
Esta etapa é opcional. Tem dois efeitos:
- Visualizar mais facilmente quem já confirmou e quem ainda não.
- Diferenciar no Dashboard agendamentos prováveis (Confirmado) de pendentes (Agendado).
Nada muda no financeiro nem nos pacotes nesta etapa.
3. Realizar o atendimento
Quando o atendimento acontece, marque como Realizado. Há duas formas:
- Pelo menu rápido ou painel do agendamento, clique em Realizado.
- Crie o registro clínico — o sistema marca como Realizado automaticamente.
No momento em que o status muda para Realizado, o Oluma resolve o abatimento de sessão:
| Vínculo do agendamento | O que acontece |
|---|---|
| Pacote de sessões | Desconta 1 sessão. Se era a última, o pacote vai para Concluído. |
| Plano por período | Marca como Realizado sem descontar — o plano é por tempo. |
| Serviço avulso | Marca como Realizado. A transação pendente continua existindo até você registrar o pagamento. |
| Sem vínculo | Aplica FIFO: procura o pacote ativo mais antigo do cliente, vincula o agendamento e desconta 1 sessão. Se não encontrar pacote, apenas marca como Realizado. |
A regra FIFO é o que evita que você precise vincular manualmente cada agendamento ao pacote. Crie o agendamento sem vínculo e o sistema escolhe o pacote mais antigo (com vencimento mais próximo) na hora de realizar.
4. Criar o registro clínico
O registro clínico — avaliação ou evolução — é o prontuário do atendimento. Veja Criar registro clínico para o passo a passo.
Ao salvar o registro:
- Se o agendamento ainda estava Agendado ou Confirmado, ele passa automaticamente para Realizado (com o abatimento de sessão correspondente).
- Se o agendamento já estava Realizado, apenas o registro é criado.
Cada agendamento aceita um único registro clínico. Se precisar complementar, edite o registro existente — não crie um novo agendamento só para isso.
A presença do registro clínico bloqueia algumas reversões. Você não pode reverter o agendamento de Realizado para Agendado se houver um registro vinculado. Para liberar, exclua o registro primeiro. Veja Status do agendamento.
Caminhos alternativos
Nem todo atendimento segue o caminho ideal. O Oluma cobre os desvios mais comuns:
O cliente precisa remarcar
Use Reagendar no painel do agendamento. O original recebe o status Reagendado (irreversível) e um novo agendamento é criado na nova data. Transações pagas vão para o novo agendamento; pendentes são recriadas. Veja Reagendar e cancelar.
O cliente cancela com antecedência
Use Cancelar. As transações pendentes vinculadas são removidas automaticamente; pagas continuam no histórico. Se foi engano, basta voltar o status para Agendado — a transação pendente é recriada se houver serviço avulso vinculado.
O cliente não apareceu
Use Faltou. Diferente do cancelamento, as transações pendentes são mantidas — fica a seu critério cobrar a falta ou remover a transação manualmente.
O atendimento foi um encaixe sem agendamento prévio
Use Registrar atendimento na tela de Atendimentos ou na Agenda. O sistema cria o agendamento e o registro clínico de uma vez, já marcando como Realizado. Veja Criar registro clínico.
Exemplo prático completo
A Maria faz Pilates duas vezes por semana, num pacote de 10 sessões.
- Segunda, 8h: a secretária criou o agendamento com o pacote da Maria vinculado. Status: Agendado. Nada no financeiro (pacote já foi pago).
- Domingo à noite: Maria respondeu confirmando presença. A secretária mudou o status para Confirmado.
- Segunda, 9h: você terminou o atendimento e marcou como Realizado. O Oluma desconta 1 sessão do pacote (que tinha 7 sessões usadas, agora tem 8).
- Logo em seguida: você criou a evolução do atendimento. O agendamento já estava Realizado, então o sistema apenas salvou o registro.
- Cinco minutos depois: você reparou que clicou no agendamento errado. Tentou reverter para Agendado — o Oluma bloqueou porque havia registro clínico. Você excluiu o registro, reverteu o status (a sessão volta para o pacote), e refez no agendamento certo.