Lembretes de agendamento e mensagens de aniversário enviados automaticamente aos seus clientes, assinados com o nome da sua clínica.
O módulo WhatsApp envia mensagens automáticas aos seus clientes: um lembrete antes do agendamento e uma mensagem no dia do aniversário. As mensagens saem de um número do Oluma e levam o nome da sua clínica no topo, para o cliente reconhecer de quem é o aviso.
Para acessar, clique em WhatsApp no menu lateral. É um recurso adicional do Oluma: ele precisa ser habilitado pela nossa equipe, e enquanto não estiver, o item não aparece no menu.
O que o Oluma envia
São dois tipos de mensagem, ligados e desligados de forma independente:
| Mensagem | Quando sai | Como começa |
|---|---|---|
| Lembrete de agendamento | Com a antecedência que você escolher, de 0 a 30 dias antes do horário marcado. O padrão é 1 dia. | Já vem ligado quando o recurso é habilitado. |
| Mensagem de aniversário | No dia do aniversário do cliente, uma vez por ano — só para quem teve atendimento nos últimos 12 meses. | Vem desligada — você liga quando quiser. |
Você pode usar só o lembrete, só o aniversário, ou os dois. Veja Configurações do canal.
Como o recurso é habilitado
O WhatsApp não é ligado pela sua clínica: a habilitação é feita pela equipe do Oluma. Não há tela de contratação dentro do sistema.
Se WhatsApp não aparece no seu menu lateral, há duas explicações possíveis: o recurso ainda não foi habilitado para a sua clínica, ou o seu perfil não tem permissão para vê-lo. Para habilitar, fale com o suporte. Para permissão, veja Permissões.
A tela WhatsApp e as três abas
A tela abre na aba Mensagens e tem três abas:
| Aba | Para que serve | Quem vê |
|---|---|---|
| Mensagens | Acompanhar o que está na fila, o que já saiu e o que cada cliente respondeu. | Quem tem Visualizar ou mais. |
| Configurações | O WhatsApp de atendimento da clínica, as chaves do lembrete e do aniversário e a antecedência. | Quem tem Editar. |
| Modelos | Escolher o tom de cada mensagem e o que o cliente pode fazer ao receber o lembrete. | Quem tem Editar. |
O endereço da página muda quando você troca de aba, então dá para guardar o link de uma aba específica nos favoritos. Veja Abas.
Páginas desta seção
Como funciona o canal
De qual número as mensagens saem, por que este canal não recebe respostas e quando os envios acontecem.
Quem recebe as mensagens
As condições para um cliente receber, a chave Recebe WhatsApp e o que acontece quando ele pede para sair.
Configurações do canal
O WhatsApp de atendimento, as chaves do lembrete e do aniversário e a antecedência.
Modelos de mensagem
Escolha o tom de cada mensagem e o que o cliente pode fazer ao receber o lembrete.
O que o cliente pode fazer
O que muda na sua agenda e no seu financeiro quando o cliente confirma ou cancela pelo WhatsApp.
Acompanhar os envios
Os cartões do mês, a fila de próximos envios, o histórico e o painel de conversa de cada cliente.
O que este recurso não faz
Vale conhecer os limites antes de ligar, para não criar expectativa errada com o cliente:
- Você não escreve o texto das mensagens. Escolhe o tom entre cinco modelos prontos. Veja Modelos de mensagem.
- O cliente não confirma respondendo por escrito. Nada de "responda SIM" — a confirmação acontece pelos botões da mensagem.
- Não há aviso de entregue nem de lido. O histórico mostra apenas Enviado ou Não entregue.
- O responsável não recebe. As mensagens vão para o telefone cadastrado do próprio cliente.
- A sua clínica não contrata o recurso pelo sistema. A habilitação é feita pela equipe do Oluma.
- O Oluma não avisa dentro do sistema quando um cliente cancela. A informação aparece na agenda, no histórico e nos cartões do mês, mas não há notificação. Veja O que o cliente pode fazer.
Aniversário automático e o relatório de Aniversariantes são coisas diferentes
O Oluma tem dois caminhos para o aniversário do cliente, e eles não se substituem:
| Mensagem de aniversário | Relatório de Aniversariantes e card do painel | |
|---|---|---|
| Quem envia | O Oluma, sozinho | Você, pelo WhatsApp da clínica |
| Quando | No dia, uma vez por ano | Quando você abrir a lista |
| Período | Só o dia de hoje | O período que você escolher |
| Quem entra | Clientes com a Situação Ativo, telefone, consentimento marcado e atendimento nos últimos 12 meses | Clientes e responsáveis com data de nascimento, inclusive quem não vem há anos |
| Texto | Um dos cinco modelos prontos | O que você escrever |
Os dois convivem sem conflito. O relatório é o caminho para quem o envio automático não alcança: o responsável de um cliente criança, que nunca recebe mensagem automática, e o cliente antigo, sem atendimento nos últimos 12 meses.
Permissões
O módulo aparece como WhatsApp na seção Operacional da tela de permissões, com a descrição "Mensagens automáticas aos clientes: histórico, prévia e configuração" e a lembrança de que o recurso adicional precisa estar ativo. Os níveis disponíveis são:
- Nenhum — o item não aparece no menu lateral.
- Visualizar — abre a aba Mensagens (fila, histórico e a conversa de cada cliente), sem poder alterar nada.
- Editar — libera também as abas Configurações e Modelos.
Neste módulo o nível máximo configurável é Editar — não existe nível acima dele, porque não há nada a excluir aqui.
Por padrão, o proprietário e o administrador têm acesso completo; a secretária entra com Visualizar; e o profissional entra com Nenhum. Para mudar, veja Permissões.
Perguntas frequentes
- Não vejo WhatsApp no menu lateral. Ou o recurso adicional não foi habilitado para a sua clínica (fale com o suporte), ou o seu perfil está com o nível Nenhum neste módulo.
- As mensagens saem do número da minha clínica? Não. Saem de um número do Oluma, com o nome da sua clínica no topo da mensagem. Veja Como funciona o canal.
- O cliente pode responder? Ele pode usar os botões da mensagem. Se escrever um texto, a mensagem não chega até você — ele recebe um aviso automático com o WhatsApp de atendimento da sua clínica.
- Preciso escrever o texto de cada mensagem? Não. Você escolhe o tom entre cinco modelos prontos, e o Oluma preenche o nome do cliente e o horário.
- Ligar o lembrete dispara mensagem para todos os agendamentos antigos? Não. Só entram agendamentos que ainda vão acontecer, dentro da antecedência que você configurou.
- Preciso do WhatsApp Business para usar? Não. O envio é feito pelo Oluma. O único número seu que entra na configuração é o WhatsApp de atendimento, que o cliente recebe quando pede para falar com a clínica.