Criar registro clínico
Como criar avaliações e evoluções para os agendamentos dos seus clientes no Oluma.
O registro clínico é o prontuário do atendimento. No Oluma, cada agendamento pode ter um registro clínico do tipo Avaliação ou Evolução. Os registros usam modelos de formulário personalizáveis com diferentes tipos de campo.
Dois tipos de registro
| Tipo | Quando usar | Exemplo |
|---|---|---|
| Avaliação | Primeiro contato com o cliente ou reavaliação periódica | Avaliação fisioterapêutica com queixa principal, histórico, testes, diagnóstico funcional |
| Evolução | Atendimentos subsequentes | Registro do que foi feito na sessão, evolução do quadro, próximos passos |
Cada tipo usa um modelo de formulário diferente, com campos específicos para aquele contexto.
Criar registro a partir de um agendamento existente
A forma mais comum de criar um registro:
- Vá à tela de Atendimentos (ou clique no agendamento pela Agenda).
- Clique no agendamento para o qual deseja criar o registro.
- No painel de detalhes, clique em Nova avaliação ou Nova evolução.
- Selecione o modelo de formulário que deseja usar. Se houver um modelo padrão configurado, ele já vem selecionado.
- Preencha os campos do formulário.
- Clique em Salvar.
Ao salvar o registro, o agendamento é automaticamente marcado como Realizado (se ainda estiver Agendado ou Confirmado). Isso inclui o abatimento de sessão do pacote, se houver. Você não precisa fazer duas ações separadas.
Não é possível criar registro clínico para um agendamento com data futura. Como salvar o registro marca o atendimento como Realizado, o Oluma bloqueia a ação enquanto a data não chega e avisa: "Não é possível criar registro clínico em agendamentos futuros." Veja Status do agendamento.
Registrar atendimento retroativo
Quando o atendimento já aconteceu mas você não criou o agendamento antes (por exemplo, um encaixe de última hora), você pode registrar tudo de uma vez:
- Na tela de Atendimentos ou na Agenda, clique em Registrar atendimento.
- Preencha os dados do agendamento: cliente, profissional, data, horário.
- Preencha o registro clínico (avaliação ou evolução) no mesmo formulário.
- Clique em Salvar.
O sistema cria o agendamento e o registro clínico de uma só vez, já marcando o agendamento como Realizado.
A data do atendimento retroativo não pode ser no futuro. O sistema bloqueia essa criação — agendamentos futuros devem ser criados pela Agenda.
Editar um registro
- Clique no agendamento que já possui registro.
- O registro aparece completo no painel de detalhes.
- Clique em Editar.
- Altere os campos necessários.
- Clique em Salvar.
Os campos disponíveis são os mesmos do modelo original usado na criação. Não é possível trocar o modelo de um registro já criado — para usar outro modelo, exclua o registro e crie um novo.
Excluir um registro
- Clique no agendamento que possui registro.
- No painel do registro, clique em Excluir.
- Confirme a exclusão.
Excluir o registro clínico não altera o status do agendamento. Se o agendamento está como Realizado, ele permanece assim. Para reverter o status, veja Status do agendamento.
Anexar arquivos ao registro
Cada registro clínico pode ter anexos próprios — fotos de evolução, exames complementares, laudos. Há duas formas de acessar os anexos de um registro:
- Ícone de clipe na timeline: na tela de Atendimentos, cada agendamento que tem registro clínico mostra um ícone de clipe ao lado. Clicar no ícone abre direto o painel de anexos daquele registro.
- Botão Anexos no painel do registro: ao abrir o registro para visualizar ou editar, o botão Anexos aparece na barra de ações e abre o mesmo painel de anexos.
No painel você pode subir novos arquivos, visualizar/baixar os já anexados e excluir. Veja Anexos para os tipos aceitos (JPG, PNG, WEBP, GIF até 5 MB e PDF até 10 MB) e regras gerais.
Os anexos do registro são separados dos documentos gerais do cliente. Use o registro para arquivos vinculados a uma sessão específica (foto pré/pós, exame que motivou aquela evolução). Use a aba Documentos do cliente para documentos atemporais (carteirinha, atestado, ficha externa).
Tipos de campo
Os modelos de formulário podem conter os seguintes tipos de campo:
| Tipo | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Texto curto | Uma linha de texto | Queixa principal, hipótese diagnóstica |
| Texto longo | Área de texto com múltiplas linhas | Evolução do quadro, condutas |
| Número | Valor numérico | EVA (escala de dor), frequência cardíaca |
| Data | Seletor de data | Data de início dos sintomas |
| Caixa de seleção | Sim ou Não | "Paciente orientado?", "Deambula independente?" |
| Seleção única | Escolha uma opção de uma lista | Lateralidade (direito/esquerdo/bilateral) |
| Seleção múltipla | Escolha várias opções de uma lista | Recursos utilizados (TENS, US, crioterapia) |
Para personalizar os modelos, veja Modelos de formulário e Cadastros → Modelos de formulário.
Validação de campos obrigatórios
Campos marcados como obrigatórios no modelo aparecem com um asterisco (*) no formulário. O Oluma não permite salvar o registro se um campo obrigatório estiver vazio. A mensagem de erro indica qual campo está faltando.
Permissões de registros clínicos
- Criar: requer permissão de criação de registros e permissão de edição na agenda (ambas necessárias).
- Editar próprio: cada profissional pode editar registros dos seus atendimentos.
- Editar de outros: requer permissão de edição de registros de outros profissionais.
- Excluir: mesma lógica de editar — próprios por padrão, de outros com permissão.
Perguntas frequentes
- Posso criar mais de um registro para o mesmo agendamento? Não. Cada agendamento aceita no máximo um registro clínico. Se precisar complementar, edite o registro existente.
- Posso trocar o tipo (avaliação para evolução)? Não diretamente. Exclua o registro atual e crie um novo do tipo desejado.
- Os registros ficam salvos para sempre? Sim. Mesmo que o agendamento seja cancelado, o registro clínico permanece no histórico do cliente, acessível pela aba Prontuário no cadastro do cliente. Veja Aba Prontuário.
- Posso ver todos os registros de um cliente em um só lugar? Sim. Na aba Prontuário do cadastro do cliente, todos os registros clínicos aparecem em ordem cronológica, organizados por tipo.