Abatimento automático

Quando um agendamento é marcado como Realizado, o Oluma pode descontar uma sessão automaticamente do pacote do cliente. O mecanismo depende de como o agendamento foi configurado — e, na maioria das vezes, o pacote já vem escolhido desde o agendamento.

O pacote já vem escolhido no agendamento

Ao criar um agendamento novo, assim que você escolhe o cliente, o campo Serviço já vem preenchido, com um destaque, pela mesma regra usada na hora de realizar (veja o cenário 3, abaixo), aplicada à data do agendamento: o pacote de sessões com saldo, válido na data, que vence primeiro ou, sem ele, o plano por período que cobre a data. Se você muda a data, a sugestão é refeita. O aviso abaixo do campo confirma o que vai acontecer, como "1 sessão será abatida deste pacote ao concluir. 6 restantes." ou "Este atendimento será vinculado ao plano."

Confira antes de salvar: se o cliente tem mais de um pacote e você quer usar outro, troque ali mesmo. Veja Vincular serviço ou pacote.

Três cenários de abatimento

1. Agendamento vinculado a um pacote de sessões

Se o agendamento está vinculado a um pacote, o abatimento é direto:

1. O sistema desconta 1 sessão do pacote vinculado.
2. Se era a última sessão, o pacote muda para Concluído.
3. Um registro de uso de sessão é criado no histórico do pacote.

O pacote vinculado é usado mesmo que a data do atendimento passe da validade dele — por exemplo, quando o agendamento foi movido para depois do vencimento. A validade só limita vínculos novos.

Se o pacote vinculado tiver acabado ou sido cancelado entre o agendamento e o atendimento, o sistema não desiste: procura outro pacote do cliente com saldo que valha na data do atendimento e desconta dele, com o aviso: Sessão abatida do pacote "Pacote Fisio 10" — o pacote anterior estava esgotado. Sem pacote com saldo, mas com um plano por período que cubra a data, vincula o atendimento ao plano, sem descontar nada, com o aviso: Atendimento vinculado ao plano "Plano Mensal" — o pacote anterior estava esgotado.

Se não houver nenhum dos dois, o atendimento é marcado como Realizado assim mesmo — nenhuma sessão é descontada, nenhuma cobrança é criada — e um aviso laranja fica na tela até você fechá-lo: "O pacote vinculado a este atendimento não tem mais sessões: nenhuma sessão foi abatida e não há cobrança. Vincule um novo pacote ou um serviço avulso.", com o atalho Ver pacotes do cliente. O atendimento fica com a etiqueta Pacote esgotado até você resolver. Veja como corrigir.

2. Agendamento vinculado a um plano por período

Se o agendamento está vinculado a um plano por período:

1. O agendamento é marcado como Realizado.
2. Nenhuma sessão é descontada — planos são baseados em tempo, não em quantidade.
3. Se o plano não cobre a data do atendimento (venceu antes ou ainda não tinha começado), o atendimento passa para outro plano do cliente que cubra a data, normalmente a renovação, com o aviso "Atendimento vinculado ao plano "Plano Mensal": o plano anterior não cobre a data deste atendimento." Sem outro plano que cubra a data, o vínculo fica como está. O atendimento nunca passa de um plano para um pacote de sessões.

3. Agendamento sem vínculo (FIFO automático)

Se o agendamento não está vinculado a nenhum pacote ou serviço — por exemplo, porque o cliente ainda não tinha pacote quando você agendou —, o Oluma escolhe na hora de realizar, olhando o que valia na data do atendimento, e não hoje:

1. Procura, entre os pacotes de sessões ativos do cliente que valem na data e ainda têm sessões disponíveis, o que vence primeiro. Pacotes sem data de expiração ficam por último; entre dois com o mesmo vencimento, vai o mais antigo.
2. Achando, desconta 1 sessão dele e vincula o agendamento ao pacote.
3. Se não houver pacote com saldo, mas o cliente tiver um plano por período que cubra a data, vincula o agendamento ao plano, sem descontar nada. Com mais de um, vai o que vence primeiro.
4. Se não houver nenhum dos dois, marca o agendamento como Realizado sem descontar nada. Ele fica com a etiqueta cinza Sem cobrança — pode ter sido cortesia, e o sistema não tem como adivinhar.

Como a escolha olha a data do atendimento, um lançamento retroativo funciona: uma evolução de junho lançada em agosto desconta do pacote que valia em junho, mesmo que hoje ele apareça como Expirado.

Enquanto o atendimento não é concluído, a etiqueta já mostra o destino, como Sessão a abater de "Pacote Fisio 10" ou Sessão a incluir no plano "Plano Mensal". A previsão usa a data do atendimento, passada ou futura, então é o que vai acontecer de fato ao concluir. Veja Status e etiquetas.

Regra de elegibilidade

Para ser escolhido automaticamente, o pacote ou plano precisa atender todos os critérios:

• Status: Ativo.
• Validade: valer na data do atendimento. No pacote de sessões, só a data final conta, e um pacote sem data de expiração vale sempre. No plano, a data do atendimento precisa estar entre o início e o fim, inclusive.
• Pacote de sessões: ainda há sessões disponíveis (a quantidade usada é menor que o total contratado).
• Plano por período: só entra quando nenhum pacote de sessões do cliente tem saldo na data.

Pacotes cancelados ou concluídos são ignorados. Um pacote que já venceu ainda serve para atendimentos com data dentro da validade dele.

Quando o FIFO não se aplica

O abatimento automático FIFO não é usado quando:

• O agendamento está vinculado a um pacote específico — o sistema usa o pacote vinculado diretamente. A exceção é o pacote vinculado ter acabado ou sido cancelado: aí ele procura outro com saldo (ou um plano) que cubra a data, como descrito acima.
• O agendamento está vinculado a um serviço avulso — apenas marca como Realizado, sem descontar sessões.
• O agendamento está vinculado a um plano por período — marca como Realizado sem descontar sessões. Se o plano não cobre a data, o atendimento passa para a renovação, como descrito acima.

Reverter o abatimento

Se um agendamento Realizado for revertido para Agendado, pelo botão Voltar para Agendado (veja Status do agendamento):

1. O registro de uso de sessão é removido do histórico do pacote.
2. A contagem de sessões usadas do pacote diminui em 1.
3. Se o pacote estava Concluído, ele volta para Ativo. Se estava Cancelado, continua Cancelado: devolver a sessão não reativa um pacote cancelado.

O mesmo acontece quando você exclui o agendamento ou reverte uma falta que tinha descontado sessão.

Devolver uma sessão ao pacote pode deixar outro atendimento do mesmo pacote com a etiqueta laranja Sessão não abatida — ele tinha ocupado a vaga que agora voltou a ser disputada. O conserto é abrir esse atendimento em Editar e clicar em Salvar.

Exemplo prático

Situação: Maria tem dois pacotes ativos:

• Pacote A: 10 sessões de Pilates, vence em 15/05 — 7 usadas, 3 restantes.
• Pacote B: 5 sessões de Pilates, sem vencimento — 0 usadas, 5 restantes.

Ação: um agendamento de Maria do dia 10/05 é marcado como Realizado sem vínculo a pacote.

Resultado: o FIFO escolhe o Pacote A (tem data de vencimento mais próxima). Desconta 1 sessão → Pacote A fica com 8 usadas, 2 restantes.

Se o Pacote A não tivesse mais sessões disponíveis, o FIFO escolheria o Pacote B. E, se nenhum dos dois tivesse saldo mas a Maria tivesse um plano mensal ativo, o atendimento seria vinculado ao plano, sem desconto.

Veja também

• Fluxo do pacote — ciclo completo da compra ao encerramento.
• Fluxo de agendamento — onde o abatimento se encaixa no atendimento.

Perguntas frequentes

• Posso desligar o abatimento automático? Não. O FIFO é sempre ativo. Se não quiser que um agendamento desconte sessões, vincule-o a um serviço avulso (que cria transação financeira, mas não desconta pacote).
• O FIFO funciona entre pacotes de serviços diferentes? Sim. O FIFO não diferencia o tipo de serviço — ele procura qualquer pacote de sessões ativo do cliente, independente do serviço vinculado ao pacote.
• Posso escolher manualmente de qual pacote descontar? Sim. No campo Serviço do agendamento, troque o pacote que veio preenchido pelo que você quer usar. Um pacote de sessões só pode ser escolhido se vale na data do agendamento; um plano aparece em qualquer data, marcado quando não cobre a data. A escolha automática só entra quando não há vínculo.
• Lancei agora um atendimento de meses atrás. De qual pacote sai a sessão? Do pacote que valia na data do atendimento, mesmo que hoje ele apareça como Expirado. Pela ficha do cliente (+ Avaliação ou + Evolução), o campo Serviço já sugere esse pacote. Veja Registrar atendimento retroativo.
• O pacote do cliente acabou e o atendimento foi realizado assim mesmo. Isso é normal? Sim. O Oluma nunca impede você de concluir um atendimento por causa de pacote sem saldo — ele avisa e marca como Pacote esgotado, para você resolver quando puder. O registro clínico também não depende disso.