Quem recebe as mensagens
As condições para receber as mensagens automáticas, por que o aniversário exige atendimento recente e o que acontece quando o cliente pede para sair.
Nem todo cliente entra na fila de envios. O Oluma só escreve para quem tem telefone cadastrado e não pediu para sair — e essa decisão fica registrada no cadastro de cada cliente, não em uma lista separada. A mensagem de aniversário é mais restrita que o lembrete, e esta página reúne as regras dos dois.
As três condições
Para um cliente receber uma mensagem automática, as três precisam valer ao mesmo tempo:
- Ter telefone cadastrado, em um formato válido de celular brasileiro (DDD + número). Cliente sem telefone não entra na fila.
- Estar com a chave "Recebe WhatsApp" marcada no cadastro dele.
- Não ter pedido para sair pelo botão da própria mensagem.
Se qualquer uma falhar, o cliente não entra na fila e nenhuma mensagem é enviada para ele. Nada aparece em Próximos envios nesse caso — é a forma mais rápida de checar se um cliente está elegível.
As três valem para os dois tipos de mensagem. A mensagem de aniversário exige mais algumas coisas, e o quadro comparativo mais abaixo nesta página mostra quais.
A chave "Recebe WhatsApp" no cadastro do cliente
No cadastro de cada cliente existe a chave Recebe WhatsApp, com a descrição "Lembrete de agendamento e aniversário". Ela é o consentimento individual: vale para os dois tipos de mensagem ao mesmo tempo.
A chave já vem marcada para todos os clientes. O modelo é de saída voluntária: quem não quer receber sai, em vez de cada cliente precisar autorizar antes. Se você preferir não escrever para alguém, desmarque a chave no cadastro dele.
A chave só aparece quando a sua clínica tem o recurso adicional habilitado. Veja Cadastro do cliente.
A mesma regra está resumida na aba Configurações do módulo: "Consentimento: só recebem os pacientes com telefone cadastrado que não pediram para sair. Para excluir alguém, desmarque 'Recebe WhatsApp' no cadastro dele."
Quando o cliente pede para sair
Toda mensagem enviada traz o botão "Não quero receber". Quando o cliente toca nele:
- Ele recebe uma confirmação na hora, dizendo que não vai mais receber mensagens da sua clínica.
- A chave Recebe WhatsApp é desmarcada automaticamente no cadastro dele.
- O cadastro passa a mostrar a data do pedido: "Saiu em 12/07/2026 pelo próprio WhatsApp (botão 'não quero receber')."
Você não precisa fazer nada — a saída é aplicada sozinha, e a partir daquele momento o cliente deixa de entrar na fila dos dois tipos de mensagem.
Religar depois do pedido de saída
Você pode marcar a chave de novo, e os envios voltam. Mas o registro do pedido não é apagado: o aviso muda de tom e passa a dizer "Este paciente pediu para sair em 12/07/2026 pelo próprio WhatsApp. Reative apenas se ele consentiu de novo."
Só religue a chave se o cliente disse a você que voltou a querer receber. O pedido de saída dele fica registrado no cadastro de propósito, como histórico do consentimento — se um dia a decisão for questionada, é essa data que responde.
Quando você desmarca a chave manualmente, nenhum aviso desses aparece — o registro com data existe apenas para o pedido feito pelo próprio cliente.
Lembrete e aniversário têm exigências diferentes
As três condições valem para os dois tipos. Além delas, a mensagem de aniversário tem exigências próprias:
| Lembrete de agendamento | Mensagem de aniversário | |
|---|---|---|
| Situação Inativo no cadastro | Recebe, se tiver agendamento futuro | Não recebe |
| Data de nascimento | Não é exigida | Obrigatória |
| Atendimento nos últimos 12 meses | Não é exigido | Obrigatório |
Ou seja: um cliente que você desativou mas que ainda tem um horário marcado continua recebendo o lembrete daquele horário. A mensagem de aniversário é mais restrita — as três exigências acima precisam valer ao mesmo tempo.
O aniversário vai só para quem você atendeu no último ano
A mensagem de aniversário sai apenas para clientes que tiveram pelo menos um atendimento nos últimos 12 meses. O objetivo do aniversário é manter o relacionamento com quem frequenta a sua clínica; escrever para quem não aparece há anos é outra conversa, e essa você escolhe fazer à mão.
A aba Configurações avisa isso logo abaixo da chave: "Enviada aos pacientes com atendimento nos últimos 12 meses." O aviso fica visível mesmo com a chave desligada, para você conhecer o alcance antes de ligar.
O que conta como atendimento: qualquer agendamento nos últimos 12 meses que não tenha sido cancelado nem reagendado.
| Status do agendamento | Conta como atendimento? |
|---|---|
| Agendado ou Confirmado, inclusive um horário marcado para o futuro | Sim |
| Realizado | Sim |
| Faltou | Sim |
| Cancelado ou Reagendado | Não |
Duas consequências úteis:
- Um cliente novo, que ainda não foi atendido mas já tem horário marcado, recebe. Se a Ana se cadastrou ontem, marcou para a semana que vem e faz aniversário hoje, a mensagem sai.
- Você não precisa marcar o atendimento como Realizado para o cliente contar. Quem faltou continua sendo cliente da casa e recebe.
Fica de fora quem nunca teve nenhum agendamento, quem só teve há mais de 12 meses e quem só teve agendamento cancelado ou reagendado.
O período é fixo em 12 meses, igual para todas as clínicas — não existe campo para alterá-lo.
Não confunda com a Situação do cadastro. São duas exigências separadas, e as duas precisam valer: o cliente tem que estar com a Situação em Ativo e, além disso, ter tido atendimento nos últimos 12 meses. Um cliente com o cadastro impecável — Situação Ativo, telefone certo, data de nascimento preenchida e a chave Recebe WhatsApp marcada — pode não receber o aniversário simplesmente porque não vem à clínica há mais de um ano.
É a mesma ideia do relatório de Clientes inativos, que também olha para atendimento em vez da Situação do cadastro — lá com o período que você escolhe, aqui com 12 meses fixos.
Para saber se um aniversariante de hoje vai receber, o caminho mais rápido continua sendo o bloco Próximos envios: se ele não está lá, alguma exigência não bate.
As mensagens vão para o cliente, nunca para o responsável
O Oluma envia para o telefone cadastrado no cadastro do cliente. O telefone do responsável não é usado nos envios automáticos, mesmo quando o cliente é criança.
Se o cliente não tem telefone próprio, ele não entra na fila. Para falar com o responsável, os caminhos continuam sendo o card Responsáveis no cadastro e o relatório de Aniversariantes, que trazem o link de WhatsApp do responsável para você escrever.
Perguntas frequentes
- Um cliente não recebeu nada. Como descubro por quê? Percorra as três condições no cadastro dele: telefone preenchido e válido, chave Recebe WhatsApp marcada, e nenhum aviso de pedido de saída. Se era a mensagem de aniversário, confira também a Situação, a data de nascimento e se ele teve atendimento nos últimos 12 meses. Depois confira se ele aparece em Próximos envios.
- Preciso pedir autorização a cada cliente antes de ligar o recurso? A chave já vem marcada e toda mensagem traz o botão de saída, então o cliente pode sair sozinho a qualquer momento. Se algum cliente já disse que não quer receber nada, desmarque a chave dele antes de ligar os envios.
- Um cliente pediu para sair e agora quer voltar. Como faço? Marque a chave Recebe WhatsApp no cadastro dele. O aviso com a data do pedido antigo continua visível, e isso é esperado.
- Cliente com a Situação Inativo recebe mensagem? Recebe o lembrete, se ainda tiver agendamento futuro. Não recebe a mensagem de aniversário. Vale lembrar que um cliente com a Situação Ativo também pode ficar sem o aniversário, se não teve atendimento nos últimos 12 meses — são duas exigências separadas.
- Cadastrei o João ontem, ele já tem horário marcado e faz aniversário hoje. Recebe? Sim. Um agendamento futuro já conta como atendimento nos últimos 12 meses.
- A Maria faltou na última sessão. Ela recebe o aniversário? Sim. Faltou conta como atendimento — você não precisa marcar nada como Realizado para o cliente entrar na fila.
- O Carlos não vem há dois anos e faz aniversário hoje. Como parabenizo? O envio automático não alcança ele. Use o relatório de Aniversariantes, que mostra todos os aniversariantes do período, sem exigir atendimento recente, com o link de WhatsApp para você escrever.
- A mãe do meu cliente criança vai receber o lembrete? Não. A mensagem vai para o telefone cadastrado do cliente.
- Se eu excluir o telefone do cliente, ele sai da fila? Sim, na hora — sem telefone não há para onde enviar.