Como funciona o canal
De qual número as mensagens saem, por que este canal não recebe respostas do cliente e quando o Oluma verifica a fila de envios.
Antes de ligar os envios, vale entender três coisas sobre o canal: de qual número as mensagens saem, o que acontece quando o cliente responde e em que momento do dia os envios acontecem. São os três pontos que mais geram dúvida com o cliente do outro lado.
De qual número as mensagens saem
As mensagens não saem do número da sua clínica. Elas saem de um número do Oluma, usado por todas as clínicas que têm o recurso.
Para o cliente, isso significa que a mensagem chega de um contato que ele não tem salvo. Por isso toda mensagem leva o nome da sua clínica em negrito no topo — é a primeira coisa que ele lê.
Na prática: a Maria recebe uma mensagem de um número desconhecido, e a primeira linha diz Clínica Movimento. Ela reconhece a clínica, lê o lembrete e responde pelos botões. O número dela não é exposto para outras clínicas, e o número da sua clínica não é usado no envio.
O que aparece em toda mensagem
Toda mensagem é montada com as mesmas peças:
| Peça | O que traz |
|---|---|
| Topo | O nome da sua clínica, em negrito. |
| Corpo | O texto do modelo que você escolheu, com o nome do cliente e, no lembrete, a data e a hora do agendamento. |
| Rodapé | "Mensagem automática enviada pela sua clínica" — só no lembrete. A mensagem de aniversário não tem rodapé. |
| Botões | Sempre "Falar com a clínica" e "Não quero receber". No lembrete, podem entrar também os botões de confirmar e de cancelar. |
O nome do cliente e o horário do agendamento são preenchidos pelo Oluma. Você escolhe só o tom — veja Modelos de mensagem.
O canal não recebe respostas
O número que envia é de mão única. Se o cliente escrever um texto ali, a mensagem não chega até você, e o Oluma não guarda o conteúdo do que ele escreveu.
Não use esse canal esperando conversa. Se você precisa falar com o cliente, use o WhatsApp da sua clínica — o painel Conversa tem um botão que abre a conversa direto com ele.
O que o cliente recebe se escrever
Ele recebe na hora um aviso automático de que a mensagem não foi entregue, junto com o link do WhatsApp de atendimento da sua clínica, para ele continuar a conversa no lugar certo. Se ele escrever várias vezes seguidas, o aviso é repetido no máximo uma vez a cada 12 horas, para a conversa não virar uma troca de mensagens automáticas.
No painel Conversa daquele cliente, você vê a marcação "Enviou uma mensagem de texto (o conteúdo não fica no Oluma)". A marcação registra que ele escreveu; o texto em si não é armazenado. Isso é uma decisão de privacidade — veja Privacidade e dados.
Por isso o campo WhatsApp de atendimento é obrigatório: sem ele, o cliente não tem para onde ser encaminhado. Veja Configurações do canal.
Quando as mensagens saem
O Oluma verifica a fila de envios várias vezes ao dia, em horário comercial. Nada é enviado de madrugada.
Cada mensagem sai uma única vez por ocasião: um lembrete por agendamento, uma mensagem de aniversário por cliente por ano. O que já saiu deixa a fila e passa para o histórico.
Não combine um horário exato de envio com o cliente. O Oluma garante o dia (conforme a antecedência que você configurou), não a hora. Se você marcou um agendamento agora para amanhã, o lembrete entra na verificação seguinte, não no mesmo instante.
Um agendamento criado ou movido de última hora entra na próxima verificação do dia. Você não precisa fazer nada para colocá-lo na fila.
Se o horário do agendamento mudar
Se você mover o agendamento depois de o lembrete já ter saído, o cliente recebe um lembrete novo com o horário corrigido. Ele não fica com a informação antiga.
Por exemplo: o lembrete do João saiu ontem avisando do horário de terça às 9h. Hoje você moveu o atendimento para terça às 14h — o João recebe um lembrete novo, com o horário certo. No histórico, os dois envios aparecem.
Os botões da mensagem antiga continuam funcionando no WhatsApp dele, e o Oluma sempre responde pelo estado atual do agendamento. Veja Reagendar e cancelar e O que o cliente pode fazer.
Perguntas frequentes
- O cliente vê o número da minha clínica? Não no envio. Ele vê o nome da sua clínica no topo da mensagem, e recebe o número da clínica quando toca em "Falar com a clínica".
- Respondi pelo WhatsApp da mensagem e nada apareceu no Oluma. É esperado: o número de envio não recebe respostas. Fale com o cliente pelo WhatsApp da clínica.
- O cliente me respondeu e eu não recebi. Ele vai ficar sem resposta? Não. Ele recebe um aviso automático na hora, com o WhatsApp de atendimento da sua clínica.
- Por que a mensagem não saiu no horário que eu esperava? O envio acontece ao longo do dia, em horário comercial, e não em uma hora fixa.
- Mudei o horário do agendamento. O cliente é avisado? Sim, se o lembrete estiver ligado e o novo horário ainda estiver dentro da antecedência configurada: ele recebe um lembrete novo com o horário corrigido.
- O Oluma me avisa se o cliente leu a mensagem? Não. O histórico mostra apenas se a mensagem foi Enviada ou Não entregue.
Lembretes de agendamento e mensagens de aniversário enviados automaticamente aos seus clientes, assinados com o nome da sua clínica.
Quem recebe as mensagens
As condições para receber as mensagens automáticas, por que o aniversário exige atendimento recente e o que acontece quando o cliente pede para sair.