Configurações do canal
O WhatsApp de atendimento da clínica, as chaves do lembrete e do aniversário e a antecedência do lembrete, na aba Configurações.
A aba Configurações decide o que sai e com quanta antecedência. São dois blocos: Canal de atendimento, com o número da sua clínica e o nome que aparece na mensagem, e Mensagens automáticas, com as chaves do lembrete e do aniversário.
Para abrir, clique em WhatsApp no menu lateral e depois na aba Configurações. Esta aba só aparece para quem tem nível Editar no módulo.
WhatsApp de atendimento
É o número da sua clínica — não o número de envio. Quando o cliente toca em "Falar com a clínica" em qualquer mensagem, é esse número que ele recebe, num link que abre a conversa direto com você.
O campo é obrigatório sempre que algum dos dois tipos de mensagem estiver ligado. Informe DDD e número, no formato (41) 99999-9999.
Enquanto o campo estiver vazio, nenhuma mensagem é enviada — a tela avisa com "Obrigatório: sem ele os envios ficam segurados.". Os envios não são perdidos: assim que você preencher o número e salvar, a verificação seguinte volta a enviar normalmente.
Se o número não estiver em um formato válido, a tela avisa com "WhatsApp de atendimento inválido. Use DDD + número." e não salva.
Nome que aparece na mensagem
Logo abaixo do número, o campo Nome que aparece na mensagem define o que o cliente lê no topo de cada mensagem, identificando a sua clínica.
Deixando o campo em branco, o Oluma usa o nome cadastrado da sua clínica. Preencha apenas se quiser que o cliente veja outro nome — um apelido, o nome fantasia, a forma como a clínica é conhecida no bairro.
O campo mostra sempre o resultado, em tempo real: "Os pacientes verão Espaço ViVan."
O limite de 40 caracteres
O WhatsApp limita esse topo a 40 caracteres. É uma regra do WhatsApp, não do Oluma — não há como aumentar, e o campo para de aceitar letras ao chegar no limite.
Quando o nome cadastrado da sua clínica passa de 40 caracteres, o Oluma encurta sozinho e avisa em amarelo: "O nome da sua clínica passa de 40 caracteres, o limite do WhatsApp. Os pacientes verão Espaço ViVan — escreva aqui se preferir outro."
O encurtamento tenta preservar a marca, nesta ordem:
- Corta no primeiro separador. "Espaço ViVan - Fisioterapia e Pilates" vira "Espaço ViVan". Valem hífen, barra, vírgula e traço.
- Corta na última palavra inteira que cabe, quando não há separador, e descarta preposição ou conjunção solta no fim: "Consultório de Fisioterapia e Reabilitação" vira "Consultório de Fisioterapia".
- Abrevia com reticências, só no caso extremo de uma palavra única maior que o limite.
Nenhum envio é bloqueado por causa do nome: no pior caso ele é encurtado, e a tela avisa antes. Se o corte automático não ficou como você gostaria, escreva no campo o nome que preferir.
Esse nome também aparece na prévia da aba Modelos — o que você vê ali é exatamente o que o cliente vai receber. Veja Modelos de mensagem.
O aviso de consentimento
Abaixo do campo há um aviso lembrando que só recebem os clientes com telefone cadastrado que não pediram para sair, e que para excluir alguém você desmarca a chave Recebe WhatsApp no cadastro dele. As condições completas estão em Quem recebe as mensagens.
Lembrete de agendamento
A chave Lembrete de agendamento ("Avisa o paciente antes da consulta.") liga o aviso enviado antes do atendimento. Ela já vem ligada quando o módulo é ativado para a sua clínica.
As duas chaves são independentes: você pode deixar só o lembrete, só o aniversário, ou os dois.
Antecedência
O campo Antecedência aparece ao lado da chave, e só quando o lembrete está ligado. Ele é contado em dias, de 0 a 30. O padrão é 1.
| Antecedência | O que a tela explica | Na prática |
|---|---|---|
| 0 | "O paciente recebe na manhã do próprio dia da consulta." | Bom para clínicas com muita remarcação de última hora. |
| 1 | "O paciente recebe no dia anterior à consulta." | O padrão, e o mais usado — dá tempo de o cliente avisar se não puder vir. |
| 2 | "O paciente recebe 2 dias antes da consulta." | Útil quando o cliente precisa se organizar para chegar. |
| 7 | "O paciente recebe 7 dias antes da consulta." | Antecedência longa; o cliente pode esquecer entre o aviso e o dia. |
A antecedência vale para todos os lembretes da clínica — não é configurável por cliente nem por serviço. Se você mudar o valor, o novo passa a valer na verificação seguinte, inclusive para os agendamentos já marcados.
Um agendamento criado dentro da janela de antecedência não fica de fora: ele entra na próxima verificação do dia. Veja Como funciona o canal.
Mensagem de aniversário
A chave Mensagem de aniversário ("Felicita o paciente no dia do aniversário dele.") envia uma felicitação no dia do aniversário, uma vez por ano por cliente. Ela vem desligada — você liga quando quiser.
Para receber, o cliente precisa estar com a Situação em Ativo, ter data de nascimento no cadastro, ter tido atendimento nos últimos 12 meses e cumprir as três condições. Quem não tem data de nascimento cadastrada nunca entra nessa fila.
Logo abaixo da chave, a tela avisa: "Enviada aos pacientes com atendimento nos últimos 12 meses." O aviso fica visível mesmo com a chave desligada, para você conhecer o alcance antes de ligar. O período é fixo e não há nada para configurar aqui — o que conta como atendimento está detalhado em Quem recebe as mensagens.
A mensagem de aniversário nunca leva botões de confirmar ou cancelar — ela só traz "Falar com a clínica" e "Não quero receber". O aniversário não tem agendamento associado.
Salvar
As mudanças só valem depois que você clica em Salvar. A tela confirma com "Configurações de WhatsApp salvas.".
Esta aba e a aba Modelos são salvas separadamente: salvar aqui não mexe no tom que você escolheu em Modelos, e salvar lá não mexe nas chaves nem na antecedência.
Quem pode alterar
- Editar — abre as abas Configurações e Modelos e permite salvar.
- Visualizar — abre apenas a aba Mensagens.
Quem entra sem o nível Editar encontra os campos desabilitados. O proprietário e o administrador têm acesso completo; a secretária entra com Visualizar por padrão. Para mudar, veja Permissões.
Perguntas frequentes
- Mudei o nome da clínica em Configurações. O nome da mensagem muda junto? Sim, desde que o campo Nome que aparece na mensagem esteja em branco. Com ele preenchido, o que vale é o que está escrito aqui.
- O nome da minha clínica foi cortado. Perdi alguma mensagem? Não. O corte serve para caber no limite do WhatsApp; o envio acontece normalmente.
- Posso ligar só a mensagem de aniversário? Sim. As duas chaves são independentes — desligue o lembrete e deixe o aniversário ligado.
- Mudei a antecedência. Vale para os agendamentos já marcados? Sim. A verificação seguinte já usa o valor novo.
- Reduzi a antecedência de 7 para 1. Quem já recebeu vai receber de novo? Não. Cada agendamento gera um lembrete só, e quem já recebeu não volta para a fila.
- Coloquei o número de atendimento errado. O que acontece? O cliente que tocar em "Falar com a clínica" recebe o número errado. Corrija o campo e salve — a correção vale a partir do próximo toque no botão.
- Posso usar um número de atendimento diferente do telefone da clínica no cadastro? Sim. Este campo é independente dos dados da clínica; use o número que a sua equipe realmente atende.
- Desliguei as duas chaves. Perco o histórico? Não. O histórico dos últimos 90 dias continua na aba Mensagens.
Quem recebe as mensagens
As condições para receber as mensagens automáticas, por que o aniversário exige atendimento recente e o que acontece quando o cliente pede para sair.
Modelos de mensagem
Escolha o tom de cada mensagem e o que o cliente pode fazer ao receber o lembrete: só receber, confirmar, ou confirmar e cancelar.